Que faut-il savoir sur les badgeuses dans le "cloud" ?

Les badgeuses permettent de contrôler le temps de travail et la ponctualité de vos collaborateurs, et surtout d'établir les bulletins de paie en rémunérant chacun selon le travail fourni ou tout au moins en fonction du temps de présence sur le lieu de travail. Utilisées depuis des lustres dans les entreprises, les pointeuses se modernisent grâce aux nouvelles technologies de badgeuse, et l'on voit apparaître de nos jours des solutions de gestion des temps à distance.

Qu'est-ce que la gestion des temps dans le cloud ?

Concrètement, au lieu d'acheter un logiciel de gestion des temps et de l'installer sur vos ordinateurs, vous souscrivez un contrat avec un prestataire externe qui se charge d'héberger et de traiter les données que votre entreprise lui transmet. Vos données restent évidemment accessibles 24h/24 et 7j/7 par votre gestionnaire de paie ou votre expert-comptable via un portail web dédié. Concernant la récolte des données, il existe actuellement deux possibilités techniques :

• La badgeuse sans fil – Il s'agit d’une badgeuse physique fixée aux entrées de vos immeubles, semblable en apparence à celles que vous connaissez déjà, mais qui a pour particularité d'être reliée en temps réel aux serveurs du prestataire de votre choix, à travers un réseau téléphonique mobile ou une connexion Internet.
• La badgeuse virtuelle - Les employés se connectent directement sur le portail en ligne à l'aide d'un smartphone ou d'une tablette tactile pour pointer le matin et le soir. Cette badgeuse virtuelle assure les mêmes fonctions qu'une badgeuse physique, et permet par ailleurs à vos employés de visualiser leurs entrées et sorties passées.

Les avantages et inconvénients de l'externalisation

Comme le logiciel de gestion des temps est installé sur les serveurs du prestataire, vous n'avez plus besoin de vous soucier de l'archivage des données, ni des questions de maintenance. Tout est externalisé ! Le matériel est mis à votre disposition en échange d'un loyer mensuel durant la durée du contrat. Toutefois, vous perdez en partie le contrôle de vos données, qui ne sont plus présentes sur vos propres machines, ce qui peut éventuellement causer des problèmes de confidentialité.

Exemple d'applications sur le marché

Parmi les solutions proposées, on peut citer le service Easy Time d'Incotec qui utilise des badgeuses murales sans fil et un réseau téléphonique mobile sécurisé pour la transmission des données. Ou encore les pointeuses Kronos In Touch qui fonctionnent elles avec une connexion Internet cryptée, et proposent différentes applications complémentaires. Pour rappel, la réglementation impose un décompte individuel du temps de travail de chacun de vos employés, et une sauvegarde des données couvrant une période de 5 années. Il faut donc s'assurer que le prestataire choisi soit fiable et pérenne, et que les connexions entre les badgeuses sans fil et les serveurs distants soient sécurisées pour éviter toute perte ou falsification.